1) OBJETIVO
Este manual tem como objetivo instruir o usuário na configuração e lançamentos para geração da folha de 13º salário.
2) CONFIGURAÇÃO – PRIMEIRA PARCELA 13º SALÁRIO
2.1. Funcionário com Afastamento por Acidente de Trabalho
Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Folha de Pagamento > Subaba Décimo Terceiro.
A empresa pode optar em não descontar do pagamento do décimo terceiro salário os meses em que o funcionário ficou afastado por acidente de trabalho.
Pois neste período o empregado recebeu o 13°proporcional ao período afastado da Previdência, mas algumas empresas optam por fazer o pagamento.
Neste caso, marque a flag ‘Lançar Décimo Terceiro sem Descontar Meses de Afastamento Acidente de Trabalho’.
Marque a flag ‘Sempre reter IRRF sobre 13º salário’.
2.2. Pensão Alimentícia – Primeira Parcela 13º Salário
Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Folha de Pagamento > Subaba Décimo Terceiro.
Marque a flag ‘Lançar Pensão na Primeira Parcela Décimo Terceiro’.
2.3. Considerar o Mês Inicial o Mês a partir do qual o Funcionário tem Direito a Décimo Terceiro
Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Folha de Pagamento > Subaba Opções 3.
Uma vez assinalada esta opção o sistema irá calcular as médias para a primeira parcela considerando o mês inicial a partir do qual o funcionário tem direito ao décimo terceiro. Levando em consideração o dia que ele entrou na empresa, caso contrário irá entender que o décimo terceiro será pago a partir do mês de admissão independendo se trabalhou 15 dias ou menos.
Exemplo:
Funcionário admitido no dia 17/02/2010 (funcionário não teria direito ao mês da admissão porque trabalhou período inferior a 15 dias, então o cálculo das médias ficaria:
Observação: Em caso a opção ficar desmarcada o divisor seria 10, considerando neste caso também o mês de fevereiro (caberia ao comissionado que recebe a comissão no mês da admissão).
2.4. Não Acrescentar o Nome Média em Verbas de Média De 13º (Média Comissão, Média Hora Extra, etc.)
Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Folha de Pagamento > Subaba Décimo Terceiro.
No cálculo da folha do 13°tanto para primeira quanto para parcela final o sistema irá calcular as médias doseventos que são apurados como médias do período, lançando automaticamente a verba 903 (Média Val Variáveis 13° Sal Adiantamento), porém na tela do cálculo da folha existe uma configuração (Botão Direito do Mouse/Opções/Décimo Terceiro/Lançar Médias Detalhadas) onde o valor é lançado detalhadamente com os mesmo códigos usados no cálculo da folha mensal trazendo a palavra “MÉDIAS” antes da discrição.
Assim caso o usuário opte para que não saia o termo MÉDIAS na discrição dos eventos marque a flag ‘Não Acrescentar o Nome Média em Verbas de Média de 13º’.
Clique em [OK] para salvar.
3) CADASTRO EMPRESA
Acesse o menu Cadastros > Empresas > Aba Parâmetros > Subaba Folha de Pagamento 2.
Defina as marcações no quadrante 13º Salário conforme funcionalidades:
Considerar Avos integralmente na primeira parcela 13º para:
Com essa opção marcada, independente do mês em que for paga a primeira parcela o sistema vai considerar os avos até dezembro. Isso para os admitidos até o ano anterior ao cálculo do 13º salário. Para os admitidos no ano, não há previsão legal para o adiantamento do valor integral.
Considerar os meses integralmente para Avos do 13º em média de variáveis
A opção segue os mesmos critérios de cálculo do item acima, porém só para apuração dos avos de médias variáveis.
Calcular primeira parcela de 13º considerando data do mês anterior à folha
A primeira parcela é calculada com base no mês anterior ao cálculo da folha. Neste caso, se a folha da primeira parcela estiver sendo calculada em novembro e a opção estiver marcada o cálculo será até outubro.
Calcular primeira parcela décimo terceiro no período em que funcionário ficou mais dias de férias
Neste caso o sistema irá calcular 13º salário considerando a folha de férias que mais tem dias gozados.
Considerar segunda parcela do 13º salário com meses integralmente para lançamentos variáveis
Neste caso o sistema irá calcular 13º salário considerando o mês de dezembro, assim quando a folha mensal já estiver calculada e não for feita folha de 13° parcela o sistema irá fechar o cálculo das médias até o mês de dezembro.
Usar Padrão de Média G como os últimos 12 meses para comissionado no 13°
O funcionário comissionado que tiver cálculo de médias o sistema irá considerar os 10 maiores valores pagos nos últimos 12 meses, uma vez que a opção estiver assinalada. Lembrando que além do item marcado é necessário também que no cadastro da verba de comissão cujo calculo tenha que ser feito assim deve-se informar no campo MÉDIAS ESPECIAIS o código do sindicato do funcionário a letra G (maiúscula) e valor 10.
Paga 13º no mês de aniversário
Caso o usuário opte em pagar o 13º salário integral no mês de aniversário do funcionário.
Não Incluir mês corrente no cálculo das médias
O sistema não irá incluir para o cálculo das médias o mês corrente em que o décimo terceiro estiver sendo calculado.
4) ADIANTAMENTO 13º – SALÁRIO INTEGRAL
Acesse o menu Movimentação > Cálculos de Folha.
No campo ‘Processamento’ selecione a opção ‘4. 13º Adiantamento Integral’.
O sistema calcula o 13º Salário Integral, abatendo os descontos legais de INSS e IRRF.
O sistema mostra a ‘Base de Cálculo’ para o adiantamento do 13º salário integral.
5) ADIANTAMENTO 13º – SALÁRIO PARCIAL
Acesse o menu Movimentação > Cálculos de Folha.
No campo ‘Processamento’ selecione a opção ‘5. 13º Salário Adiantamento’.
Para o cálculo do adiantamento do 13° salário (50%) utilizaremos o tipo de processamento 5 – 13º Salário Adiantamento, ficando a critério do empregador também calcular ou não as médias na primeira parcela (usar o botão direito do mouse para selecionar a opção de não calcular médias no décimo terceiro) e estas então serão calculadas na última parcela, desde que a opção esteja desmarcada.
Na tela do cálculo do décimo terceiro clicando com o botão direito do mouse aparecerá às opções abaixo, onde o usuário poderá calcular a folha usando alguns critérios.
Clique em Opções > Décimo Terceiro.
Não Calcular Médias Automaticamente para Décimo Terceiro: Esta opção pode ser usada no pagamento da primeira parcela, quando o empregador optar em não pagar médias na primeira parcela;
Lançar Fixos Detalhados no Décimo Terceiro: Para o cálculo do décimo terceiro o sistema irá buscar as verbas especificadas com os tipos SALÁRIO FIXO e SALÁRIO CONTRATUAL no cadastro do funcionário (Ex.: Salário mensal = Salário Contratual) e Insalubridade =Salário Fixo) assim sendo se o empregador quiser que estas verbas venham discriminadamente no cálculo basta marcar a opção;
Lançar Médias Detalhadas: Tem a mesma funcionalidade da opção acima , discriminar todos as verbas que forem médias;
Décimo Terceiro Variável Junto com Normal: Neste caso o sistema irá somar as verbas fixas com as variáveis e lançar tudo em um só código dentro do cálculo.
Não Arredondar Primeira Parcela: Para o sistema não arredondar o valor do 13º na primeira parcela, pagando os centavos, quando houver.
5.1. Relatório de Ocorrência de Cálculo (Demonstrativo das Médias).
O sistema apresenta um relatório demonstrativo do cálculo das médias para conferência do usuário, tanto na primeira quanto na segunda parcela.
Clique na aba ‘Aba Ocorrência de Cálculos’;
Marque a flag ‘Criar Relatório de Médias’;
Dê duplo clique na tela.
6) 13º SALÁRIO – FOLHA DE FÉRIAS
Acesse o menu Movimentação > Cálculos de Folha > Aba Férias.
Quando a empresa optar em pagar no cálculo das férias a primeira parcela (50%) do décimo terceiro ou segunda parcela (valor integral), o usuário deverá efetuar a marcar a flag correspondente no quadrante 13º Salário.
7) CÁLCULO DAS MÉDIAS
Cálculo das Médias de Horas Extras, Comissões, Horistas e Outros Adicionais sobre as Horas Extras
Sendo variável o número de horas extras trabalhadas durante o ano, deve-se considerar a média do número de horas e não a média dos valores e para que o sistema faça corretamente o cálculo é necessário observar na tabela de verbas os seguintes campos conforme assinalados na tela abaixo.
Tipo/Unidade = Horas: Usar esta configuração se a verba for variável paga em horas durante o ano.
Calcula Médias: Todas as verbas que entram para o cálculo das médias devem conter esta marcação em seu cadastro, caso contrário ficaram de fora.
Para obter o valor das médias a pagar na primeira parcela deve-se proceder da seguinte forma:
- Somar o total das horas extras realizadas durante o ano, ou seja, desde janeiro até o mês corrente;
- Após a soma, dividir pela quantidade de meses, que corresponde ao total de meses trabalhados anterior ao mês de pagamento da 1ª parcela (novembro);
- Após o resultado do cálculo anterior, multiplicar pelo valor do seu salário hora (salário contratual/jornada mensal) acrescida do percentual do acréscimo da hora e terá o valor da média;
- Não podemos esquecer das médias do Descanso Semanal Remunerado que será feita com base nos valores pagos no período;
Observação: No cálculo da segunda parcela será usada a mesma fórmula alterando somente a quantidade dos avos do total de meses trabalhados até dezembro que no caso serão 11 e as horas serão somadas até novembro.
Para conferência do cálculo o usuário poderá imprimir também o relatório de ocorrência das médias conforme demonstrado na parte que trata sobre as comissões.
7.1. Médias de Comissões
No sistema além da configuração padrão para cálculo das médias de comissões no cadastro da verba existe ainda uma particularidade para o cálculo conforme especificação do sindicato do comércio. Trata-se de considerar as 10 maiores comissões dos últimos 12 meses para o cálculo das médias.
Acesse o menu Cadastros > Parâmetros > Verbas.
Clique em [Procurar] para localizar a verba;
Marque a flag ‘Calcula Média’;
Na Aba ‘Médias Especiais’ informe nas colunas:
Sindicato informe – 9;
Tipo selecione – G. Média das N. Maiores;
Vezes informe – 10;
Clique em [OK] para salvar.
Neste caso a apuração das médias de comissão fica assim:
7.2. Horistas
No sistema o cálculo do horista será feito com base nas médias das horas recebidas no período de apuração do 13º salário, e para isto é necessário que as verbas estejam devidamente configuradas.
7.3. Faltas Injustificadas
Acesse o menu Cadastros > Parâmetros > Verbas.
Clique em [Procurar] para localizar a verba;
No campo ‘Tipo/Unidade selecione ‘Dias/Quantidade’;
Marque a flag ‘Calcula Média’;
Marque a flag ‘Demonstrativa Qtde/Valor’;
Clique em [OK] para salvar.
8) 13º SALÁRIO – ACIDENTE DE TRABALHO E AUXÍLIO DOENÇA
Para que o sistema faça a contagem corretamente do período a abater no cálculo do 13º se for o caso, é necessário que o usuário tenha informado no histórico do funcionário as movimentações de afastamentos e retornos corretamente.
Acesse o menu Movimentação > Movimento de Funcionário.
Informe o ‘Tipo de Movimento’ – 80. Afastamento do Trabalho;
Na Aba ‘Geral’ informe:
Data Início;
Data Final;
Situação no Afastamento;
Tipo de Movimento Saída;
Tipo de Movimento Retorno.
Observação: Se o empregador optar em não descontar o período de afastamento de acidente de trabalho no cálculo do 13º salário ele deve marcar, conforme já mencionamos anteriormente o item existente em Arquivo / Configurações / Folha Pagamento / Opções1: ‘Lançar automaticamente 13 sem descontar meses de afastamento de acidente de trabalho’, isto porque o acidente de trabalho também é pago pela previdência.
9) PAGAMENTO SEGUNDA PARCELA DO 13º SALÁRIO
Acesse o menu Movimentação > Cálculos de Folha.
No campo ‘Processamento’ selecione a opção ‘6. 13º Salário Integral’.
O sistema calculará a folha e trará o desconto da primeira parcela automaticamente.
Observação: a parte fixa do salário que corresponde à soma do salário contratual + salário fixo informado no cadastro do funcionário será calculada integralmente até o mês 12 e a parte variável deve ser apurada na base de 1/11 da soma das importâncias variáveis devidas nos meses trabalhados até novembro de cada ano.
Neste caso a parte fixa será acrescida ao resultado obtido pela média das parcelas variáveis.
Como fica o relatório de ‘Ocorrência de Cálculo’ das médias na segunda parcela.
Caso a folha da segunda parcela do 13º salário seja processada após o fechamento da folha mensal e as variáveis do mês entrem no cálculo das médias é necessário realizar a seguinte configuração:
Acesse o menu Cadastros > Empresas > Aba Parâmetros > Subaba Folha Pagamento 2.
Marque a flag ‘Considerar Segunda Parcela 13º Salário com meses Integralmente para Lançamentos Variáveis’.
Clique em [OK] para salvar.
10) SALÁRIO MATERNIDADE
A importância paga à empregada a título de 13° salário proporcional ao período de licença-gestante gozada durante o ano será calculada sobre a gratificação natalina e reembolsada a empresa na GPS em que esta recolher as contribuições incidentes sobre gratificação natalina.
Para efeito da apuração do montante a ser deduzido na GPS, será considerado o período em que a empregada esteve em gozo da licença, contados dia a dia, dentro do exercício.
O valor da dedução será calculado da seguinte forma:
a) Dividimos o valor do 13º salário por 30;
b) O resultado da operação anterior deverá ser dividido pelo número de meses considerados no cálculo do 13º salário;
c) Multiplicamos o resultado da operação descrita na letra “b” pelo número de dias de gozo da licença-maternidade no ano respectivo;
Dedução na GPS Apurada no Sistema
O usuário deve observar se a movimentação do afastamento da licença maternidade foi feita de maneira correta no sistema, como segue exemplo abaixo:
Empregada admitida em 02-01-2023 com salário fixo mais a média apurada no período de R$ 2.100,57 e cujo afastamento para gozo da licença-maternidade foi no período de 15/03/2023 à 12/07/2023, o valor reembolsado na GPS será de R$ 700,19:
– R$ 2.100,57 / 30 dias = R$ 70,02
– R$ 70,02 / 12 meses = R$ 5,83
– R$ 5,83 * 120 dias de licença no ano = R$ 700,19
Observação: para que o sistema faça a dedução corretamente é necessário lançar na movimentação do funcionário a linha 80 referente à afastamento do trabalho e efetivá-la para que o sistema controle automaticamente o afastamento da licença maternidade. No contra cheque deve ser lançada a verba 29 licença maternidade.
10.1. Movimentação de Saída do Afastamento
Acesse o menu Movimentação > Movimento de Funcionário.
Informe o ‘Tipo de Movimento’ – 80. Afastamento do Trabalho;
Na Aba ‘Geral’ informe:
Data Início;
Data Final;
Situação no Afastamento;
Tipo de Movimento Saída;
Tipo de Movimento Retorno.
Cálculo da Folha no Mês do Afastamento
GPS com a Dedução do Salário Maternidade Pago no Ano
11) GPS 13ª SALÁRIO
12) IRRF NA 2ª PARCELA DO 13ª SALÁRIO
13) GFIP/SEFIP 13º FGTS DA PRIMEIRA PARCELA
A primeira parcela não esta sujeito a desconto de contribuição para o INSS e nem do Imposto de Renda na Fonte. Portanto, o seu valor será pago integralmente, com base na remuneração encontrada. Os descontos serão efetuados quando do pagamento da 2ª parcela, pelo valor total.
Sobre o valor da primeira parcela incide o depósito do FGTS e este será recolhido na guia do mês de novembro juntamente com a remuneração do mês normalmente, conforme segue exemplo abaixo:
14) GFIP/SEFIP INSS 13º SALÁRIO E FGTS EM DEZEMBRO
A GFIP/SEFIP da competência 13 destina-se exclusivamente a prestar informações à Previdência Social, relativas a fatos gerados das contribuições relacionadas ao 13° salário, com exceção quando esta for paga na rescisão de contrato de trabalho. Isto porque, o 13º salário pago na rescisão, inclusive a ocorrida no mês de dezembro, será informado na GFIP/SEFIP da competência da rescisão.
A GFIP/SEFIP referente à competência 13 deverá ser apresentada até o dia 31 de janeiro do ano seguinte ao da referida competência, observando-se, quanto à forma de preenchimento, as normas contidas no manual da GFIP/SEFIP.
15) IMPORTAÇÃO SEFIP
Acesse o menu Relatórios > SEFIP/CAGED/Transporte/GRRF/Alimentação/Homolognet.
Selecione o ‘Local’ que o arquivo será salvo;
No campo ‘Modalidade’ selecione a opção ‘1. Declaração ao FGTS e à Previdência’;
Marque a flag ‘SEFIP Décimo Terceiro’;
Clique em [Gerar].
16) ENVIO DO 13º SALÁRIO – e-SOCIAL
Acesse o menu Movimentação > e-Social > Gerenciador e-Social.
Clique no evento ‘S-1200’ Remuneração de Trabalhador;
Selecione os ‘Colaboradores’ para envio;
Marque a flag ‘13º Salário’.
Clique no evento ‘S-1280’ Informações Complementares aos Eventos Periódicos (caso haja);
Selecione os ‘Colaboradores’ para envio;
Clique no evento ‘S-1299’ Fechamento dos Eventos Periódicos;
Selecione os ‘Colaboradores’ para envio;
Orientação:
Em todos os fechamentos o e-Social está retornando o recibo do S-1299 com a seguinte advertência:
A princípio abrimos um chamado junto ao suporte do e-social para verificar o motivo dessa advertência, uma vez que, sócio não tem pagamento referente à 13º salário.
Observação: a tabela S-1210 somente será enviada após o fechamento da folha mensal. Não é necessário enviá-la para fechar o S-1299 de 13º salário.
17) RECÁLCULO 13º SALÁRIO
Acesse o menu Movimentação > Cálculos de Folha.
No campo ‘Processamento’ selecione a opção ‘14. Recálculo Décimo Terceiro’.
18) INSS DO RECALCULO DO 13º SALÁRIO
O desconto da Contribuição Previdenciária (INSS) no pagamento da 3ª parcela do 13º salário, deve ser recalculada sobre o valor total da gratificação, utilizando-se a tabela vigente no mês de dezembro, quando o pagamento da 2ª parcela. Da contribuição apurada deve ser deduzido o valor já descontado do empregado, sendo retida somente a diferença. No momento de ser feito o recálculo, deve ser observado o limite máximo previdenciário, já que o empregado não deve contribuir acima deste limite. O INSS considera como sendo da competência dezembro a contribuição apurada pelo pagamento da 3ª parcela, devendo a mesma ser recolhida na GPS normal da empresa. Neste caso, a contribuição deve ser recolhida até o dia 10 de janeiro, sendo prorrogado para o primeiro dia útil seguinte, se não houver expediente bancário naquele dia.
19) SEFIP/GFIP DO RECALCULO DO 13º SALÁRIO
O recolhimento do FGTS no pagamento da 3ª parcela do 13º salário deve ser considerado na competência de dezembro e deve ser recolhida até o dia 07 do mês de janeiro, sendo lançada nos campos específicos da GFIP eletrônica. Se o dia 07 não for útil o recolhimento deve ser antecipado.
No SEFIP referente a competência 12, deve constar o valor de 13º salário pago na segunda parcela e o valor da diferença.
Conforme o layout do SEFIP (abaixo):
Campo 23 – Referente à Competência do Movimento: (Na competência 12 – Indicar eventuais diferenças de gratificação natalina de empregados que recebem remuneração variável – Art. 216, Parágrafo 25, Decreto 3.265 de 29.11.1999).
Campo 24 – Base de Cálculo 13 o Salário Previdência – Referente à GPS da competência 13. Deve ser utilizado apenas na competência 12, informando o valor da base de cálculo do 13º dos empregados que recebem remuneração variável, em relação a remuneração apurada até 20/12 sobre a qual já houve recolhimento em GPS).
Como o INSS do recálculo será recolhido na GPS da competência 12, esse valor também será levado para o SEFIP.
20) IRRF RECALCULO DO 13º SALÁRIO
O desconto do Imposto de Renda na Fonte no pagamento da 3ª parcela do 13º salário deve ser recalculado sobre o valor total dessa gratificação, utilizando a tabela progressiva vigente no mês do pagamento da 2ª parcela.
