Manual Configuração Document Center

1) OBJETIVO

Este manual tem como objetivo instruir o usuário como realizar as configurações no Document Center.

2) CONFIGURAÇÃO

Acesse o Módulo Administrativo > Configurações > Document Center.

Segue abaixo as funcionalidades dos indicadores disponíveis para marcação seguindo a ordem da tela.

Observação: o usuário deverá marcar as flag conforme preferência ou política de privacidade.

Enviar e-mail para usuário remetente após mudança de situação do documento. (Lido e Visualizado)

O usuário interno recebe e-mail toda vez que o usuário externo visualiza o documento;

Não Notificar Grupo Quando Selecionar Destinatário

O sistema não irá notificar as pessoas cadastradas para a empresa, somente irá constar o envio para o destinatário selecionado;

Não listar documentos de tarefas no painel de documentos

Não lista os anexos das tarefas no Document Center [esses anexos são referentes ao botão “anexo” que se encontra localizado na tarefa];

Utilizar Template Personalizado

Utiliza o Template customizado que pode ser configurado em Document Center > Template;

Desabilitar preenchimento automático de empresa-filial no envio de documentos

Não irá trazer o nome da empresa preenchido no formulário do envio de documento do Document Center, será preciso preencher manualmente;

Não Listar documentos lidos no painel de usuários externos

Restringe a visualização do cliente externo referentes a documentos que foram lidos;

Não considerar filtro grupo documento acesso para usuário externo

Desconsidera o filtro do grupo de documentos feitos no perfil do usuário externo;

Mostrar e-mail do usuário durante seleção de destinatários no envio de documentos

Exibe e-mail dos destinatários na tela de destinatários do envio de documentos;

Limitar notificação de acordo com tipo de usuário no envio de documento

Não notifica o usuário interno dos documentos enviados, por mais que esteja com o comunicado ativado;

Notificar remetente no envio de documentos

Notifica o remetente do documento nos envios;

Validar CNPJ e PA do arquivo enviado ao finalizar tarefa com Document Center

Valida os campos em questão de acordo com a tarefa e o documento sendo anexado;

Validar CNPJ e PA do arquivo enviado ao finalizar tarefa com Document Center e bloquear caso dados sejam divergentes

Valida os campos em questão de acordo com a tarefa e o documento sendo anexado, e bloqueia caso dados sejam divergentes.

Pacioli ativo ao acessar Novo Documento

Pacioli sempre ativo na tela de novo documento para identificar os documentos anexados [desde que o documento tenha sido configurado no Pacioli];

Não permitir que usuário externo desabilite o Pacioli

Não permite que o usuário desabilite a função do Pacioli [reconhecimento automático dos campos do arquivo selecionado, desde que o documento tenha sido configurado no Pacioli];

Exibir usuários internos com acesso a todas as empresas para os usuários externos

Exibe na lista de destinatários todos os usuários internos para o usuário interno na tela de novo documento;

Preencher automaticamente o campo nome no formulário de envio com o conteúdo (do campo nome) do último arquivo enviado

Preenche o campo ‘Nome’ com o mesmo nome utilizado no último arquivo enviado.

Preencher o campo assunto (caso não for informado) com o tipo do documento

Preenche o campo ‘Assunto’ com o mesmo tipo previamente selecionado.

Adicionar e-mails dos destinatários no corpo de e-mail que é enviado para os usuários

Adiciona os endereços de e-mail dos destinatários no corpo do e-mail.

Solicitar autenticação nos links enviados pelo document center

Envia um código de autenticação para que o usuário possa acessar o link enviado através do Document Center.

Bloquear envio de documentos para empresas que não possuam usuário externo cadastrado

Bloqueia o envio de documentos para as empresas que não possuem usuário externo vinculado à empresa.

Listar apenas destinatários com acesso à empresa do documento

No campo destinatários lista apenas os usuários com acesso à empresa a ser enviado o documento.

Bloquear campo destinatários no envio do documento

O campo ‘destinatários’ fica bloqueado no envio dos documentos, não permitindo adicionar destinatários.

Classificação de Documentos:

Desabilitar campo “Situação da Operação”: Permite desabilitar o campo de situação operacional no documento, caso a empresa não utilize essa funcionalidade.

Desabilitar campo “Controle de Qualidade”: Permite desativar o controle de qualidade para documentos que não necessitem desse acompanhamento.

Grupo Documento Padrão (Pacioli):

Campo para selecionar o grupo de documentos padrão que será utilizado para a classificação e organização dos documentos no sistema.

Tipo Documento Padrão (Pacioli):

Campo para especificar o tipo de documento padrão dentro do grupo selecionado, conforme as necessidades operacionais.

Grupo Documento Padrão:

Permite selecionar um grupo de documentos que será considerado padrão para operações específicas ou fluxos documentais.

Tipo Documento Padrão:

Define o tipo de documento padrão dentro do grupo selecionado, alinhado aos processos internos.

Usuários que Não Podem Desmarcar Destinatários no Envio Documento:

Campo para listar usuários que terão restrição de desmarcar destinatários ao enviar documentos, garantindo que todos os destinatários obrigatórios recebam o documento.

Clique em [Salvar] após marcar as opções conforme necessidade.