1) OBJETIVO

Este manual tem como objetivo orientar o usuário na Configuração Geral de Processos, detalhando os passos necessários para ajustar e personalizar as definições de processos dentro do sistema, garantindo que todas as operações sigam as diretrizes específicas da empresa de maneira eficiente e organizada.

2) CONFIGURAÇÃO

2.1. 1º Bloco – Formulários Kanban

Acesse o Módulo Administrativo menu Configurações > Processo > Geral.

Os campos devem ser preenchidos de acordo com os processos correspondentes.

O processo vinculado a cada campo será o que abrirá o formulário específico para o preenchimento.

Exemplo:

Processo 3010 – CAT – Comunicado de Acidente do Trabalho.

Ao adicionar a tarefa vinculada a este processo, o formulário de CAT – Comunicado de Acidente do Trabalho será automaticamente exibido para ser preenchido.

2.2. 2º Bloco – Opções de Configurações

1. Não permite movimentar tarefa de outras pessoas: No Kanban, apenas o executor da tarefa poderá mover o card da tarefa. Outros usuários não terão permissão para movimentá-lo.

2. Tarefas – Cliente somente tipo E: No Kanban, serão listados apenas clientes do tipo E (empresa), filtrando outras categorias de clientes.

3. Email de resumo de produtividade:  Um e-mail de resumo de produtividade semanal será enviado a todos os usuários, fornecendo um relatório sobre as atividades realizadas no Kanban.

4. Enviar pesquisa customizada para todas as Tarefas: Ao finalizar qualquer tarefa no Kanban, será enviada automaticamente uma pesquisa de satisfação customizada para o cliente.

5. Gerar tarefa de admissão ao cadastrar sócios: Ao cadastrar um sócio, o sistema irá gerar automaticamente uma tarefa de admissão no Kanban.

6. Aplicar acesso restrito ao usuário da empresa: As restrições configuradas no sistema Athenas 3000 para usuários específicos aos módulos só serão aplicadas se esta opção estiver ativa.

7. Listar empresas inativas nas buscas: Nas buscas por empresas, além das empresas ativas, o sistema também listará as empresas inativas, facilitando o acesso a históricos ou registros antigos.

8. Exigir autorização do uso de dados na admissão externa: Ao realizar uma admissão externa, o sistema exigirá a autorização de uso de dados para que a admissão seja salva corretamente, atendendo aos requisitos de proteção de dados pessoais.

9. Mostrar classificação do cliente no card das tarefas: Exibe a classificação do cliente diretamente no card das tarefas no Kanban, facilitando a visualização de prioridades.

10. Remover do Carógrafo a Opção ‘Aviso de Férias’ Para Usuários Externos: 

Remove a opção Aviso de Férias do carógrafo quando acessado por usuários externos.

11. Usar Organograma: Ativa a funcionalidade do organograma no sistema. Se essa opção estiver desativada, o organograma não terá efeito.   Para informações detalhadas acesse o Manual Organograma no link: Manual Organograma

12. Pedido de vendas – Campo Natureza Visível: Deixa o campo Natureza visível no pedido de vendas, permitindo o preenchimento e acompanhamento de detalhes da operação.

13. Não visualizar tarefas dos pares do organograma: Impede que os funcionários visualizem as tarefas de outros colegas de mesma hierarquia ou setor no organograma.

14. Notificar avaliação no sininho para todas as tarefas: As avaliações de tarefas aparecerão como notificações no sininho no canto superior direito da tela.

15. Gerar tarefa de admissão ao cadastrar autônomos: Ao cadastrar um autônomo, o sistema gerará automaticamente uma tarefa de admissão no Kanban.

16. Usar classificação para finalizar tarefa: Solicita que o usuário classifique o tipo da tarefa ao finalizá-la, permitindo uma análise de desempenho ou categoria.

17. Tarefa de admissão com data prevista igual à data de admissão:  A tarefa de admissão será criada com a data prevista de conclusão igual à data efetiva de admissão do funcionário.

18. Remover a opção ‘Outra Solicitação’ do Corógrafo: Remove a opção “Outra Solicitação” da tela do corógrafo, simplificando as opções para o usuário.

19. Desabilitar campo 13º quando o período de gozo for janeiro: Bloqueia a edição do campo referente ao 13º salário caso o período de gozo das férias seja em janeiro, para evitar erros de cálculo.

20. Filtrar funcionários pelo organograma em relatórios e solicitações: Em relatórios e solicitações, apenas os funcionários presentes no organograma serão listados.

21. Não usar organograma ao avançar tarefa: Desconsidera o organograma ao avançar as tarefas no sistema.

22. Enviar email detalhado para lançamento de variável: Envia um e-mail detalhado ao responsável pela empresa, informando sobre qualquer atualização, exclusão ou inserção de variáveis financeiras.

23. Enviar avaliação para todas as tarefas: Ao finalizar tarefas, uma pesquisa de avaliação será enviada automaticamente.

24. Usar admissão parcial: Permite o uso da admissão parcial, gerando a tarefa de admissão mesmo que o cadastro do funcionário não esteja completo.

25. Mostrar histórico do Kanban para usuário externo: Permite que o usuário externo visualize o histórico de atividades no Kanban.

26. Listar empresas extintas nas buscas: Inclui empresas extintas nas buscas, facilitando o acesso a informações e registros antigos.

27. Usuário escritório (-2) considera apenas responsável pela empresa: Ao selecionar o usuário escritório (-2) como executor de tarefa, o sistema considerará apenas o responsável pela empresa.

28. Considerar anexos ao finalizar tarefa: Exige que os anexos obrigatórios da tarefa sejam incluídos para que a tarefa possa ser finalizada corretamente.

29. Remover a aba ‘Bater Ponto’ na tela de login: Remove a aba de bater ponto da tela de login, impedindo que os usuários marquem o ponto diretamente nessa tela.

2.3. 3º Bloco – Vinculando um Formulário a um Processo

Para vincular um formulário a um processo, siga os passos abaixo:

Selecione um Processo: Selecione o processo específico ao qual deseja associar o formulário.

Defina o Nível e Subnível: Escolha o nível e subnível onde o formulário será exibido no processo. Isso define a hierarquia e o momento em que o formulário será acessado durante o fluxo.

Selecione o Formulário: Escolha o formulário previamente cadastrado, conforme indicado no manual: Manual Cadastro de Formulários

Clique em [Adicionar] para concluir o vínculo do formulário ao processo.

2.4. 4º Bloco – Outras Configurações Kanban

No campo ‘Pesquisa Customizada’, selecione a pesquisa que já foi cadastrada na tela de lembretes.

Essa pesquisa será enviada automaticamente para os usuários caso a configuração “Enviar pesquisa customizada para todas as Tarefas” esteja ativa. Para mais detalhes sobre como cadastrar uma pesquisa customizada, consulte o manual: Manual Cadastro de Formulários

No campo ‘Processo Gerado pela Agenda’, selecione o processo que será vinculado à criação de tarefas pela agenda.

Isso significa que, ao criar uma tarefa através da agenda, o processo escolhido será gerado automaticamente. Para mais detalhes sobre a configuração da tela de agenda, consulte o manual: Manual de Utilização da Tela de Agenda

Clique em [Salvar].