1) OBJETIVO

Este manual tem como objetivo instruir o usuário nas rotinas para locação/devolução de equipamentos.

2) CADASTRO

2.1. Cadastro de Clientes

Acesse o menu Cadastros > Pessoas > Cliente > Aba Gerais.

Clique em [Incluir];

Informe:

CNPJ;

Nome;

Nome Fantasia (caso haja);

Endereço;

No campo ‘Grupo’ selecione a ‘Obra’ que o cliente estiver locado.

Na subaba ‘Comissaria/Locação’:

Marque a flag ‘Exibir autorização na Locação de Equipamentos’;

Selecione o ‘Almoxarifado’;

Informe as ‘Observações da Locação’ caso tenha;

Clique em [OK] para salvar.

2.2. Cadastro das Obras

Acesse o menu Cadastros > Controle de Pessoas > Grupos.

Clique em [Incluir];

Informe o ‘Nome’ da obra;

Informe os demais campos conforme necessários;

Clique em [OK] para salvar.

2.3. Cadastro de Produtos

Todo produto cadastrado utilizado para locação de equipamentos, terá que ser obrigatoriamente vinculado ao Ativo Imobilizado.

Acesse o menu Cadastros > Estoque > Produtos.

Clique em [Incluir];

Informe:

Nome;

Natureza – Imobilizado;

Unidade;

NCM;

No campo ‘Grupo’ selecione a ‘Categoria’;

Observação: demais os principais campos a serem preenchidos, os demais devem ser configurados conforme regime de tributação da empresa.

Clique em [OK] para salvar.

2.4. Grupos/Sub-Grupos

Acesse o menu Cadastros > Estoque > Grupos/Sub-Grupos.

Clique em [Incluir];

Informe o ‘Nome’;

Preencha os demais campos conforme necessidade;

Clique em [OK] para salvar.

2.5. Unidade de Medida

Acesse o menu Cadastros > Estoque > Unidade de medida.

Clique em [Incluir];

Informe o ‘Nome’ e a ‘Sigla’;

Clique em [OK] para salvar.

2.6. Cadastro Ativo Imobilizado/Máquina de Produção

Acesse o menu Cadastros > Estoque > Ativo Imobilizado.

Temos 3 abas de preenchimento obrigatório:

Ficha do Ativo Imobilizado;

Outros Dados;

Produção.

2.6.1. Aba Ficha do Ativo Imobilizado

Informe:

Descrição do Bem;

Situação do Bem;

Data Início Situação;

Produto;

Vida Útil;

Quadrante Aquisição;

Quadrante Abertura.

2.6.2. Outros Dados:

Selecione o ‘Grupo de Preço.

2.6.3. Aba Produção > subaba Geral.

Informe o ‘Almoxarifado’.

Clique em [OK] para salvar.

Observação: uma vez criado um item, o sistema possibilita copiar os dados do ativo replicando as informações.

Para realizar a cópia, pesquise o ativo que deseja copiar;

Clique com o botão direito do mouse sobre a tela;

Selecione a opção Operações > Copiar Registro.

2.7. Cadastro de Tabelas

Acesse o menu Cadastros > Estoque > Tipo de Tabela de Preços.

A tabela tem a função de separar as formas diferentes de valores cobrados.

Clique em [Incluir];

Informe o ‘Nome’ da tabela;

Clique em [OK] para salvar.

2.8. Cadastro de Almoxarifado

Acesse o menu Cadastros > Estoque > Almoxarifado.

O cadastro de almoxarifado vincula as definições aos preços que serão cobrados.

Clique em [Incluir];

Informe o ‘Nome’ do almoxarifado;

No campo ‘Produto Padrão’ informe o produto que esta locado ao almoxarifado.

Clique em [OK] para salvar.

2.9. Cadastro de Grupo de Preço

Acesse o menu Cadastros > Outros Controles > Grupo de Preços.

O grupo de preço define qual o preço será cobrado por locação de acordo com o período definido de dias.

Observação: para cadastrar o grupo de preço é necessário que o cadastro das Tabelas e Almoxarifado sejam cadastrados anteriormente.

Clique em [Incluir];

Informe:

Descrição;

Tabelas;

Preços;

Clique em [OK] para salvar.

Observação: toda estrutura de preços que for vinculada a outros grupos de preços deve ter a mesma estrutura.

3) CONFIGURAÇÃO

Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Administração > Subaba Estoque/Vendas 9.

Marque a flag ‘Atualizar Cadastro de Clientes com o mesmo CNPJ’;

Clique em [OK] para salvar.

Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Administração > Subaba Locação de Equipamentos.

Esta rotina não gera valor no final do mês, após gerar o cálculo de medição.

É utilizada para contratos especiais, onde não entram no cálculo de valores. São contratos fixos com preços diferenciados, que é controlado separadamente pela empresa.

No campo ‘Não calcular medição para os equipamentos’ informe o ‘Código do Equipamento’ separado por (;).

Clique em [OK] para salvar.

3.1. Permissão de Usuários de Almoxarifado

Acesse o menu Arquivo > Usuário > Aba Vendas > Subaba Geral.

Clique em [Procurar] para localizar o usuário.

No campo ‘Almoxarifados Permitidos’ informe o ‘Código do Almoxarifado’ separado por (;1;2;) que o usuário terá acesso.

Clique em [OK] para salvar.

3.1.1. Permissão de Usuários Gerar Medição

Acesse o menu Arquivo > Usuário > Aba Módulos Diversos > Subaba Locação de Equipamentos.

Marque a flag ‘Permite calcular e gerar medição’;

Clique em [OK] para salvar.

4) LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTO/DEVOLUÇÃO

4.1. Locação

Acesse o menu Movimentação > Locação de Equipamentos > Locação/Devolução de Equipamentos.

Selecione o ‘Almoxarifado’ que esta sendo utilizado para realizar a locação;

Selecione a ‘Tabela’ utilizada;

Na aba ‘Locação’:

Clique em [Novo];

Selecione o ‘Cliente’;

Selecione o ‘Equipamento’ que será locado;

Informe o ‘Valor Diária’;

Informe a ‘Data Início’;

Clique em [Salvar].

Observação: o valor da diária somente deve ser preenchido se o valor for diferente da tabela.

4.2. Emissão de Nota de Remessa/Contrato de Locação

Observação: se o usuário optar em emitir nota fiscal de remessa e o contrato de locação, primeiro deve se emitir a nota fiscal para em seguida emitir o contrato.

O sistema somente gera os equipamentos para a nota de remessa ou para o contrato de locação se a ‘Data Início’ for igual a data do sistema. A opção ‘Sim’ no campo ‘Imprimir’ deve esta selecionada.

4.2.1. Emissão da Nota de Remessa

Clique na aba ‘Devolução’;

Clique com o botão direito do mouse sobre a tela;

Selecione a opção ‘Gerar Saída de Remessa’.

O sistema carrega o produto vinculado ao patrimônio, e na coluna complemento demonstra o código do patrimônio utilizado.

Observação: não pode haver a inclusão avulsa de produtos na tela de saída. Os itens devem ser carregados através da rotina de locação.

4.2.2. Contrato de Locação

Clique na aba ‘Locação’;

Clique com o botão direito do mouse sobre a tela;

Selecione a opção ‘Contrato de Locação’

4.3. Devolução

Clique em [Devolução];

Selecione o ‘Cliente’;

Informe o ‘Equipamento’ a ser devolvido;

Clique em [Salvar].

4.3.1. Contrato de Devolução

Clique na aba ‘Devolução’;

Clique com o botão direito do mouse sobre a tela;

Selecione a opção ‘Contrato de Devolução’.

5) OUTROS DÉBITOS

Nesta rotina é lançado as avarias, equipamentos perdidos ou danificados.

Acesse o menu Movimentação > Locação de Equipamentos > Outros Débitos.

Clique em [Incluir];

Informe a ‘Data’ do ocorrido;

Selecione o ‘Cliente’;

Selecione o ‘Almoxarifado’ que o equipamento pertence;

No quadrante ‘Detalhes do Débito’ informe:

Descrição;

Unidade;

Quantidade;

Valor Unitário;

Valor Total;

No campo ‘Observações’ relate o ocorrido;

Clique em [OK] para salvar.

6) CÁLCULO DA MEDIÇÃO

Nesta rotina são gerados os valores que serão cobrados de cada cliente mensalmente. Nesse momento que o sistema utiliza os valores da tabela do grupo de preço, definido para cada equipamento de acordo com o seu período de locação.

Acesse o menu Movimentação > Locação de Equipamentos > Cálculo da Medição.

Informe o ´Período’;

Selecione o ‘Almoxarifado’;

Clique em [Listar];

Clique em [Calcular Valores];

Clique em [Gerar Medição].

Observação: para gerar a medição de cliente específico, selecione o cliente antes de listar.

Observação: o botão ‘Calcular Valores’ e ‘Gerar Medição’ somente é ativado se o usuário tiver permissão para essa rotina. Veja o item 3.1.1 deste manual.

7) NOTA DE COBRANÇA DE LOCAÇÃO

Acesse o menu Movimentação > Vendas > Saídas de Mercadorias.

Clique com o botão direito do mouse sobre a tela;

Selecione a opção Operações > Pedido Automático;

Selecione ‘Locação de Equipamentos’;

Selecione o ‘Código do Cliente’ separado por ponto e vírgula;

Informe o ‘Período’;

Clique em [Listar];

Em seguida clique em [Importar].

Após importação:

Selecione o ‘Tipo de Movimento’ – Cobrança Locação;

Clique em [Efetivar].

Observação: a nota de cobrança terá o tipo de documento 29. Nota de Serviço Prestado.

8) ENVIO DE DOCUMENTO PARA COBRANÇA DO CLIENTE

Acesse o menu Movimentação > Locação de Equipamentos > Envio de Documentos.

Esta rotina cria uma pasta por mês no servidor correspondente a medição gerada com o nome dos clientes e seus respectivos arquivos. O Boleto utiliza a rotina do Athenasx.

• Nota de cobrança de locação (Recibo), extensão.COB;
• Medição, extensão.LOC;
• Nota de Débito, extensão.DEB;
• Boletos.

Informe o ‘Período’;

Selecione a ‘Conta Bancária’;

Informe o ‘Nº do Doc. Fiscal’;

Selecione os arquivos para geração;

Informe no campo ‘Diretório’ o local onde os arquivos serão salvos;

Clique em [Gerar] para gravar os arquivos na pasta conforme mês selecionado;

Clique em [Gerar e Anexar] para gravar os arquivos na pasta e abrir o Outlook com os arquivos anexados e com o e-mail de cobrança informado.

Observação: o nome do cliente é carregado quando informado o número da nota. Se houver junção de clientes incluir os outros clientes separando por (;).

Para utilizar a rotina realize a configuração.

Acesse o menu Arquivo > Configurações > Aba Administração > Locação de Equipamentos.

No campo ‘Diretório Arquivo Medição’ informe o caminho onde será salvo as medições enviadas para os clientes via e-mail.

9) RELATÓRIOS

Acesse o menu Relatórios > Equipamentos > Locação de Equipamentos.

Selecione o ‘Tipo do Relatório’;

Informe o ´Período´;

Preencha os demais campos conforme necessidade;

Clique em [Imprimir] ou [Visualizar].

10) PAINEL DE EQUIPAMENTOS

Acesse o menu Movimentação > Locação de Equipamentos > Painel de Equipamentos.

Nesta tela é demonstrado a situação do equipamento por toda vida útil, tráfego de equipamentos e tráfego de nota fiscal.

11) MOVIMENTAÇÃO ATIVO IMOBILIZADO

11.1. Saída do Ativo Imobilizado

Acesse o menu Movimentação < Locação de Equipamentos > Movimentação do Ativo Imobilizado.

Clique em [Incluir];

Informe a ‘Descrição’;

Selecione a ‘Origem’;

Selecione o ‘Almoxarifado’ destino;

Informe no quadrante ‘Ativo Imobilizado’ todos os equipamentos;

Clique em [OK];

Clique em [Saída].

Para imprimir o formulário clique em [Imprimir].

Observação: ao gerar saída do ativo, o sistema deixa o equipamento ‘Em Transferência’, até que seja realizada a entrada para ele voltar a ficar disponível. (esta rotina pode ser verificada na tela do painel de equipamentos).

11.2. Entrada do Ativo Imobilizado

Clique em [Procurar] para localizar o ‘Código da Saída de Transferência’;

Clique em [Entrada].