1) OBJETIVO
Este manual tem como objetivo instruir o usuário sobre como utilizar a ferramenta de Baixador de Documentos. Essa ferramenta automatiza a conclusão de tarefas, como anexos no Kanban e o envio de documentos ao Document Center, otimizando o fluxo de trabalho e reduzindo operações manuais.
2) DESCRIÇÃO DA FERRAMENTA
O Baixador de Documentos é uma solução que automatiza o processamento de arquivos adicionados à pasta específica ‘Obrigações’. Ele:
– Conclui tarefas do Kanban (quando aplicável).
– Anexa documentos ao Document Center.
– Movimenta arquivos para pastas organizacionais, como ‘Sucesso’, ‘Erro’, ‘Não Catalogado’ ou ‘Relatório’, dependendo do resultado do processamento.
Observação Importante:
– A ferramenta realiza validação com base no CNPJ e no período de apuração (PA).
– Suporta arquivos em formato PDF (texto) e TXT.
– A ferramenta não envia e-mails aos usuários. Este processo é realizado pelo sistema Athenas Online, conforme configuração.
– Para PDF’s do tipo imagem, é obrigatório seguir o padrão de nomenclatura mencionado.
3) PRÉ-REQUISITOS
– O Baixador deve estar instalado e configurado.
– O layout dos documentos deve ser compatível com os padrões do sistema. Caso contrário, entre em contato com o suporte para ajustes.
4) INSTRUÇÃO DE USO
4.1. Processando PDF’s do Tipo Texto
Acesse a pasta ‘Obrigações’ em sua máquina ou na rede;
Arraste e solte o(s) arquivo(s) PDF na pasta.
Aguarde a leitura automática realizada pelo Baixador.
O documento será anexado à tarefa correspondente no Kanban (se aplicável) e finalizado.
Caso não exista tarefa no Kanban, o documento será enviado diretamente ao Document Center.
No exemplo abaixo, o Baixador anexou o comprovante da DESTDA à tarefa existente e a concluiu.
Arquivo anexado à tarefa do Kanban.
4.2. Processando PDF’s do Tipo Imagem
Renomeie o arquivo seguindo o formato: CNPJ_PA_CodigoTipoDocumentoDoBaixador.pdf
Exemplo: 00576658000146_09-2021_5000.pdf
Após renomear, mova o arquivo para a pasta ‘Obrigações’.
O Baixador realizará o processamento do documento conforme o formato ajustado.
Observação: Arquivos de imagem sem o formato correto não serão processados.
Atenção: A renomeação deve ser realizada antes de mover o arquivo para a pasta ‘Obrigações’.
O documento será anexado à tarefa correspondente no Kanban (se aplicável) e finalizado.
Caso não exista tarefa no Kanban, o documento será enviado diretamente ao Document Center.
No exemplo abaixo, o Baixador anexou o comprovante da DIRF à tarefa existente e a concluiu.
Arquivo anexado à tarefa do Kanban.
5) PÓS-PROCESSAMENTO
Após o envio, o Baixador moverá os arquivos para as seguintes pastas, conforme o resultado:
Sucesso: Documento processado e enviado corretamente.
Erro: Documento não processado devido a inconsistências.
Não Catalogado: Layout não reconhecido. Entre em contato com o suporte para ajustes.
Relatório: Contém informações sobre o envio do documento.
